OpenSTAManager

Il gestionale OpenSTAManager è un software open-source e web based, sviluppato dall’azienda informatica DevCode di Este per gestire ed archiviare il servizio di assistenza tecnica e la relativa fatturazione. Il nome del progetto deriva dalla parziale traduzione in inglese degli elementi principali che lo compongono: la natura open-source e il suo obiettivo quale Gestore del Servizio Tecnico di Assistenza.

Un software gestionale, identificato nell’insieme degli applicativi che automatizzano i processi di gestione all’interno delle aziende, appartiene solitamente a una specifica categoria del settore, specializzata negli ambiti di:

  • Gestione della contabilità;
  • Gestione del magazzino;
  • Gestione e ausilio della produzione;
  • Gestione e previsione dei budget aziendali;
  • Gestione ed analisi finanziaria.

Secondo questa definizione, OpenSTAManager riesce a generalizzare al proprio interno le funzionalità caratteristiche della contabilità e della gestione del magazzino, presentando inoltre moduli piuttosto avanzati e destinati a complementare l’attività aziendale in relazione agli interventi di assistenza della realtà lavorativa in oggetto.

La Dashboard permette di avere sempre in primo piano:

  • calendario intervento
  • interventi da pianificare
  • ordini di servizio da impostare
  • scadenzario fatture
  • articoli di magazzino in esaurimento
  • preventivi (progetti) in lavorazione
  • contratti in scadenza
  • rate contrattuali in scadenza

Gestione delle anagrafiche di clienti, fornitori, agenti, vettori

E’ possibile gestire una sola anagrafica nel caso un cliente sia anche fornitore, basta associare una nuova tipologia di anagrafica.Si possono collegare più referenti all’anagrafica (titolare, ufficio vendite, ecc) impostando i loro dati principali (nome, telefono, email, città, sede).

Possibilità di aggiungere ulteriori sedi oltre a quella legale.

Visualizzazione delle email inviate e delle attività pianificate dal marketing.

Statistiche sugli interventi eseguiti, preventivi e contratti lavorati, fatture emesse.

Gestione delle schede interventi con possibilità di fissare appuntamenti e cambiare stato di intervento

Si possono assegnare uno o più tecnici con relativa tariffa orario, al km e diritto di chiamata, con possibilità di arrotondare le somme finali per la fatturazione.

Si possono aggiungere gli articoli da magazzino utilizzati durante l’intervento oppure delle spese aggiuntive generiche.

L’intervento si può collegare ad un impianto precedentemente collegato al cliente in questione, per poter tracciare così su quale impianto si è eseguito l’intervento.

Gestione principalmente delle fatture di acquisto e fatture di vendita, e degli ordini di acquisto e vendita

Gestisce la rivalsa inps, le ritenute d’acconto e le marche da bollo per i professionisti.

Il tipo di pagamento scelto genera automaticamente la scadenza nello scadenzario e la fattura può essere chiusa generando i movimenti nel partitario tramite la prima nota che viene generata semi-automaticamente.

Gestione dei contratti dei propri clienti

Permette di specificare le date di validità del contratto, se è rinnovabile o meno (con relativo promemoria di tot giorni prima) e i relativi costi orari, al km e diritto di chiamata.

E’ possibile pianificare gli interventi in giorni prestabiliti durante il periodo di contratto, oppure pianificare gli ordini di servizio mensilmente, ossia delle operazioni periodiche (verifiche periodiche di un impianto ad esempio).

E’ possibile visualizzare il consuntivo ore collegando ogni intervento al relativo contratto, in modo da rendicontare eventuali ore in più impiegate o ore avanzate.

Gestione degli articoli e dei ddt

Gestisce gli articoli a magazzino con relativa giacenza, con possibilità di eseguire il carico-scarico delle quantità tramite le fatture o i ddt, oppure manualmente.

Gestione dei listini cliente (scontistiche per gruppi di clienti).

Gestione dei ddt di acquisto e ddt di vendita.

Gestione degli automezzi usati dai tecnici, con possiblità di mostrare al tecnico solo gli articoli caricati nel suo automezzo.

Gestione degli impianti

E’ un modulo per creare degli impianti (auto, computer, gru, stampanti, ecc) da associare ai clienti, in modo da tener traccia degli interventi eseguiti su ogni impianto e gestire così una manutenzione più efficiente.

Il programma è Open Source e gratuito. È web based ossia va installato su un server web ed utilizzato con un browser, meglio se Firefox perché è ottimizzato per questo. Il server web può essere locale ossia essere interno all’azienda oppure installato sui tanti servizi di Hosting, io l’ho testato e lo utilizzo da anni su IlTuoHosting.

L’azienda sviluppatrice mette a disposizioni propri servizi di hosting e, ovviamente a pagamento, sviluppa anche moduli personalizzati per ogni esigenza.

Inoltre è presente un forum per poter fare qualsiasi domanda e ricevere assistenza ed è in costante aggiornamento.

FABIO BERNINI è uno specialista IT con più di 20 anni di esperienza riguardante ogni aspetto dell'Informatica e con 38 anni di passione alle spalle.